Kierownik projektu sporządza protokół i umieszcza w nim informacje dotyczące wszystkich osób realizujących zadania w projekcie (z wyłączeniem kierownika projektu).

Wyjątek stanowią projekty finansowane z NCN, w których dla osób angażowanych w ramach stypendium naukowego oraz na stanowiska typu post –doc tworzy się protokół z posiedzenia komisji konkursowej. Protokół ten zastępuje protokół z wyboru personelu projektu.

W przypadku angażowania wykonawcy na stanowisko stypendysty na podstawie porozumienia ze Szkołą Doktorską lub umowy cywilnoprawnej należy sporządzić zwykły protokół z wyboru personelu projektu.

Na każdym etapie realizacji projektu (np. w przypadku zmiany wykonawcy, rodzaju wykonywanych zadań) istnieje możliwość stworzenia uzupełniającego protokołu z wyboru personelu projektu.

Protokół z wyboru personelu projektu podpisuje kierownik projektu oraz kierownik jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki). W projektach finansowanych z NCN protokół z posiedzenia komisji w sprawie rozstrzygnięcia konkursu na stypendium naukowe lub na stanowisko typu post – doc podpisuje kierownik projektu, członkowie trzyosobowej komisji konkursowej oraz kierownik jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki).

Po uzyskaniu podpisów protokół należy złożyć w CWN.

Kiedy konkurs?

Konkurs na dowolne stanowisko ogłasza się w sytuacji kiedy instytucja finansująca projekt wymaga zatrudnienia wykonawcy po przeprowadzeniu konkursu.

Jeżeli instytucja finansująca projekt przewiduje zatrudnienie wykonawcy po przeprowadzeniu konkursu, w pierwszej kolejności stosuje się zasady i tryb konkursu określone przez instytucje finansującą projekt. W przypadku braku określonych zasad stosuje się wewnętrzne przepisy konkursowe określone przez UJ.

Jeżeli instytucja finansująca projekt nie przewiduje zatrudnienia wykonawcy po przeprowadzeniu konkursu, zatrudnienie to odbywa się wyłącznie na wniosek kierownika projektu.

Procedura konkursowa – nauczyciele akademiccy

Zgodnie ze Statutem UJ oraz przepisami ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce procedura konkursowa w projektach realizowanych na Uniwersytecie Jagiellońskim wygląda następująco:

1. Dziekan lub kierownik jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu wnioskuje do Prorektora UJ ds. badań naukowych na piśmie o zgodę na ogłoszenia konkursu na stanowisko naukowe.

2. Konkurs ogłasza Rektor na wniosek dziekana albo kierownika jednostki pozawydziałowej, międzywydziałowej lub wspólnej odpowiedzialnej za realizację projektu. Ogłoszenie konkursowe przygotowuje Kierownik projektu. Z upoważnienia Rektora UJ ogłoszenie podpisuje Dziekan Wydziału lub Kierownik Jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu.

3. Informacja o konkursie powinna być zgodna z wymaganiami projektu oraz udostępniona publicznie (na BIP, EURAXCESS i Akademickiej Bazie Ogłoszeń) nie krócej niż dwa tygodnie przed upływem terminu zgłoszenia.

4. Rekrutację przeprowadza komisja konkursowa powołana przez dziekana albo kierownika jednostki pozawydziałowej, międzywydziałowej lub wspólnej odpowiedzialnej za realizację projektu, w tym kierownik projektu.

5. Komisja dokonuje oceny zgłoszonych kandydatur i jej wynik przedstawia dziekanowi, kierownikowi jednostki pozawydziałowej, międzywydziałowej lub wspólnej, który występuje do Rektora z odpowiednim wnioskiem w sprawie zatrudnienia. Z posiedzenia komisji sporządza się protokół.

W razie dodatkowych pytań dotyczących ogłoszenia konkursu i zamieszczenia go na BIP informacji udziela Centrum Spraw Osobowych UJ. 

Procedura zatrudnienia nowego wykonawcy/nowej osoby na podstawie umowy o pracę do realizacji projektu trwa ok. 3 – 4 tygodnie.

Do przeprowadzenia procedury zatrudnienia potrzebna jest kalkulacja wynagrodzenia. Kalkulacja przygotowywana jest przez Centrum Spraw Osobowych za pośrednictwem Zespołu ds. kwalifikowalności wynagrodzeń CWN. Wysokość wynagrodzenia musi być zgodna z obowiązującymi przepisami oraz wytycznymi właściwymi dla danego programu.

Do wykonania kalkulacji potrzebne są następujące informacje oraz dokumenty:

· wysokość środków przeznaczonych na wynagrodzenie dla danego wykonawcy,

· okres zatrudnienia,

· planowane stanowisko (np. asystent z doktoratem, specjalista),

· wymiar etatu,

· informacja od kandydata o tym, czy w okresie realizacji projektu planuje być uczestnikiem PPK (może być w formie skanu lub mailowo),

· dyplom ukończenia studiów wyższych lub/oraz dyplom doktorski (jeśli dotyczy),

· zaświadczenie o ukończeniu studiów doktoranckich (jeśli dotyczy),

· świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (jeśli dotyczy),

· zaświadczenie z urzędu pracy o pobieraniu zasiłku dla osób bezrobotnych (jeśli dotyczy).

Po otrzymaniu od CSO kalkulacji wynagrodzenia należy przygotować wniosek o zatrudnienie. Wniosek przygotowuje kierownik projektu zgodnie z obowiązującym wzorem . Po podpisaniu wniosku przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekana lub stosownie do specyfiki jednostki) wniosek należy przekazać do CSO do dalszego procedowania. Po otrzymaniu zgody Prorektora UJ ds. badań naukowych na zatrudnienie CSO kontaktuje się z danym wykonawcą w celu dopełnienia pozostałych formalności związanych z zatrudnieniem.

Do wniosku o zatrudnienie należy dołączyć szczegółowy zakres obowiązków wykonawcy.

Wypłata wynagrodzenia następuje:

· dla pracowników będących nauczycielami akademickimi – 1 dnia każdego miesiąca,

· dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi – 26 dnia każdego miesiąca.

Umowy cywilnoprawne w Uniwersytecie Jagiellońskim zawierane są z osobami fizycznymi w celu wykonania pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.

Wnioski przygotowuje się w systemie PI. Uprawnienia do generowania wniosków w systemie posiada administracja poszczególnych jednostek UJ.

Instrukcja składania wniosku o umowę cywilnoprawną 

Umowa cywilnoprawna zawierana jest po zatwierdzeniu wniosku w sprawie jej zawarcia oraz przed przystąpieniem do realizacji przedmiotu umowy.

Wnioski o zawarcie umowy cywilnoprawnej generowane są w systemie PI i weryfikowane w wersji elektronicznej przez CSO, CWN, Dział Rozliczeń właściwy dla danego projektu, a następnie akceptowane przez władze UJ. W związku z tym cała procedura (od momentu złożenia wniosku do momentu podpisania umowy) trwa ok. 3 tygodnie.

Wniosek o zawarcie umowy cywilnoprawnej musi zostać złożony w systemie PI minimum 3 dni przed wyznaczoną datą zawarcia umowy. Zawarcie umowy cywilnoprawnej musi zostać zgłoszone nie później niż 7 dni od wskazanej daty zawarcia umowy w systemie do ZUS. Dlatego zwracamy szczególną uwagę o składanie wniosków z odpowiednim wyprzedzeniem.

Po zaakceptowaniu wniosku w systemie PI należy wydrukować umowę (która została już częściowo uzupełniona przez system na podstawie wniosku) wraz z odpowiednimi załącznikami wygenerowanymi w systemie.

Wzory dokumentów oraz przepisy dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych znajdują się na stronie CSO.

Dodatki do wynagrodzenia

Rodzaje dodatków

Obecnie stosowane są następujące rodzaje dodatków do wynagrodzenia:

- jednorazowy, miesięczny oraz jednorazowy płatny po wykonaniu zadań – w przypadku projektów realizowanych na zasadach określonych w zarządzeniu 34 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 26 kwietnia 2013 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w Uniwersytecie Jagiellońskim w realizacji projektów współfinansowanych ze źródeł innych niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (z późn. zm.)

Wniosek o dodatek jednorazowy składa się po wykonaniu zadań, a wniosek o dodatek jednorazowy płatny po wykonaniu zadań należy złożyć przed przystąpieniem do wykonywania zadań w projekcie.

Dodatek jednorazowy oraz dodatek jednorazowy płatny po wykonaniu zadań wypłaca się jednorazowo po wykonaniu przez pracownika powierzonych czynności.

Dodatek miesięczny powinien być przyznany przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków. Dodatek miesięczny wypłaca się co miesiąc, w okresie zadeklarowanym we wniosku o przyznanie dodatku.

Łączna kwota wszystkich dodatków nie może przekroczyć 80% sumy wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika, ponadto wysokość dodatku musi być także zgodna z wytycznymi właściwymi dla danego programu.

- jednorazowy, okresowy, projektowy - w przypadku projektów realizowanych na zasadach określonych w zarządzeniu 23 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 16 lutego 2022 roku w sprawie: zmiany zarządzenia nr 27 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 17 marca 2020 roku w sprawie Regulaminu wynagradzania pracowników Uniwersytetu Jagiellońskiego (z późn. zm.) i ogłoszenia jednolitego tekstu Regulaminu wynagradzania pracowników Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Dodatek jednorazowy wypłaca się jednorazowo po wykonaniu przez pracownika obowiązków pracowniczych z uwzględnieniem terminowości wykonania powierzonych prac. Łączna kwota dodatków jednorazowych nie może przekroczyć 100% wynagrodzenia zasadniczego pracownika w ciągu roku budżetowego.

Dodatek okresowy powinien być przyznany przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków. Podczas przygotowywania dodatków okresowych należy uwzględnić koszty przeznaczone na 13stą pensję danego pracownika. Dodatek okresowy wypłaca się co miesiąc, w okresie zadeklarowanym we wniosku o przyznanie dodatku. Łączna kwota dodatków okresowych nie może przekroczyć 100% wynagrodzenia zasadniczego pracownika w ciągu roku budżetowego.

Dodatek projektowy przyznaje się ze względu na rodzaj wykonywanych przez niego obowiązków wynikających z zawarcia przez Uczelnię umów o realizację projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych. Dodatek projektowy przyznaje się na czas określony w związku z wykonywaniem obowiązków w projekcie w okresie jego realizacji w wysokości 100% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego finansowanego z projektu. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Rektor UJ może przyznać pracownikowi dodatek projektowy w wysokości 300% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego finansowanego z projektu. Dodatku projektowego nie przyznaje się w projektach, w których wynagrodzenie pracownika związane z realizacją projektu zostało określone w dokumentacji projektu, w tym we właściwych wytycznych, a dokumentacja projektu nie przewiduje wypłaty dodatku projektowego.

Pomocą w zakresie sprawdzenia limitu dodatku dla danej osoby służy Centrum Spraw Osobowych bądź Zespół ds. kwalifikowalności wynagrodzeń CWN. Zespół analizuje również czy przyznanie dodatku do wynagrodzenia jest możliwe jeśli dana osoba zaangażowana jest także w realizację innych projektów.

Jak złożyć wniosek?

Wnioski przygotowuje się w systemie SAP. Uprawnienia do generowania wniosków w systemie posiada administracja poszczególnych jednostek UJ. Instrukcja składania wniosku o dodatek specjalny znajduje się na stronie SAPIENS UJ.

Po zaakceptowaniu wersji elektronicznej wniosku należy go wydrukować z systemu SAP. Następnie należy uzyskać podpis kierownika projektu oraz kierownika jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekana lub stosownie do specyfiki jednostki) i przesłać wniosek do Sekcji ds. weryfikacji i kontroli.

Ponadto do Centrum Spraw Osobowych należy dostarczyć szczegółowy zakres czynności, który stanowić będzie załącznik do aneksu przyznającego dodatek.

Po akceptacji wniosku przez Kwestora oraz Rektora Centrum Spraw Osobowych przygotowuje aneks do umowy o pracę i kontaktuje się z pracownikiem w celu podpisania dokumentu.

Wnioski o dodatki generowane są przez system SAP i weryfikowane w wersji elektronicznej przez CWN, Centrum Spraw Osobowych oraz Dział Rozliczeń właściwy dla danego projektu, a następnie w wersji papierowej przekazywane do podpisu Władz UJ. W związku z tym cała procedura (od momentu złożenia wniosku do momentu jego akceptacji w systemie SAP) trwa ok. 3 tygodni.