Dodatek specjalny może otrzymać wyłącznie pracownik Uniwersytetu Jagiellońskiego w formie aneksu do umowy o pracę lub aktu mianowania. Należy pamiętać, że łączna kwota wszystkich dodatków nie może przekroczyć 80% sumy wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika, ponadto wysokość dodatku musi być także zgodna z wytycznymi właściwymi dla danego programu.
Pomocą w zakresie sprawdzenia limitu dodatku dla danej osoby służy Dział Spraw Osobowych bądź Zespół ds. kwalifikowalności wynagrodzeń CAWP. Zespół analizuje również czy przyznanie dodatku specjalnego jest możliwe jeśli dana osoba zaangażowana jest także w realizację innych projektów.
Obecnie stosowane są trzy rodzaje dodatków: jednorazowy, miesięczny oraz jednorazowy płatny po wykonaniu zadań.
Wnioski przygotowuje się w systemie SAP. Uprawnienia do generowania wniosków w systemie posiada administracja poszczególnych jednostek UJ.
Instrukcja składania wniosku o dodatek specjalny znajduje się na stronie SAPIENS UJ.
Po zaakceptowaniu wersji elektronicznej wniosku należy go wydrukować z systemu SAP. Następnie należy uzyskać podpis kierownika projektu oraz kierownika jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (dziekana lub stosownie do specyfiki jednostki) i przesłać wniosek do Sekcji ds. weryfikacji i kontroli.
Ponadto do Działu Spraw Osobowych należy dostarczyć szczegółowy zakres obowiązków, który stanowić będzie załącznik do aneksu przyznającego dodatek specjalny.
Po akceptacji wniosku przez Kwestora oraz Rektora Dział Spraw Osobowych przygotowuje aneks do umowy o pracę i kontaktuje się z pracownikiem w celu podpisania dokumentu.