W związku z przystąpieniem do realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki (NCN) w ramach programu PRELUDIUM BIS 4 wprowadzam  w Uniwersytecie Jagiellońskim następujące zasady realizacji projektów w zakresie rekrutacji i wyboru doktorantów* do Szkół Doktorskich Uniwersytetu Jagiellońskiego (nie dotyczy CM UJ).

* Ilekroć w niniejszym Komunikacie lub jego załącznikach jest mowa o doktorancie, to należy przez to rozumieć doktoranta – stypendystę wybranego w drodze konkursu, którego zasady określane są  w załączniku nr 2 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, będącego załącznikiem do uchwały Rady NCN nr 60/2022 z dnia 9 czerwca 2022 r. (pkt. 2.1.3) i pobierającego stypendium finansowane z projektu badawczego.

1. Zgodnie z zapisami umowy o finansowanie projektu,  regulaminem konkursu (dostępnym na stronie internetowej NCN) oraz właściwą dla danej Szkoły Doktorskiej uchwałą Senatu Uniwersytetu Jagiellońskiego w sprawie zasad rekrutacji, Kierownik projektu w porozumieniu z właściwą Szkołą Doktorską przygotowuje rekrutację do projektu na stanowisko doktoranta. Konkurs na stanowisko doktoranta może zostać ogłoszony po uprawomocnieniu decyzji NCN o przyznaniu finansowania dla projektu. 
2. Dyrektor Szkoły Doktorskiej UJ działa w zakresie przeprowadzenia rekrutacji na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prorektora UJ ds. badań naukowych. Pełnomocnictwo przygotowuje opiekun projektu w Centrum Wsparcia Nauki (CWN) zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie zasadami. Wzór pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Komunikatu.
3. W celu ogłoszenia rekrutacji, Kierownik projektu składa pismo do Dyrektora właściwej Szkoły Doktorskiej z prośbą o ogłoszenie konkursu dla doktoranta ze stypendium finansowym z projektu badawczego i powołanie komisji rekrutacyjnej, proponując jej skład. Pismo powinno być złożone zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej Szkole Doktorskiej. Kryteria naboru oraz skład komisji rekrutacyjnej ustalany jest zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej Szkole Doktorskiej oraz z uwzględnieniem zasad obowiązujących dla konkursu PRELUDIUM BIS 4.  Konkurs przeprowadza komisja powołana przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej, złożona  z kierownika projektu jako przewodniczącego oraz przynajmniej dwóch wskazanych przez niego osób posiadających odpowiednie kwalifikacje naukowe lub zawodowe. Komisja ocenia kandydatów w skali punktowej biorąc pod uwagę kompetencje do realizacji określonych zadań w projekcie badawczym oraz dotychczasowy dorobek naukowy kandydata.
4. Dyrektor właściwej Szkoły Doktorskiej UJ ogłasza konkurs na stronie internetowej Szkoły, natomiast kierownik projektu zobowiązany jest do zamieszczenia ogłoszenia w innych wymaganych kanałach komunikacji. Kierownik projektu wraz z komisją rekrutacyjną przeprowadza rekrutacje doktorantów. Treść ogłoszenia musi być zgodna z kryteriami wskazanymi w Załączniku nr 2 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, określonego Uchwałą Rady NCN nr 60/2022  z dnia 9 czerwca 2022 r. (pkt. 2.1.3). Do konkursu może zgłosić się wyłącznie osoba, która nie posiada stopnia doktora i nie jest uczestnikiem Szkoły Doktorskiej. 
5. Zgodnie z zasadami NCN, informację o ogłoszeniu konkursu umieszcza się co najmniej na stronie internetowej podmiotu, w którym będzie realizowany projekt badawczy oraz na stronie internetowej NCN. Ogłoszenie o konkursie powinno zawierać w szczególności informacje  o wymaganiach stawianych kandydatom, warunkach przyznawania stypendium w ramach projektu, terminie przyjmowania zgłoszeń oraz terminie rozstrzygnięcia konkursu. 
6. Komisja rekrutacyjna przeprowadza ocenę kandydatów zgodnie z art. 200 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U.2018 poz. 1668 z późn. zm.), zasadami  i kryteriami obwiązującymi w danej Szkole Doktorskiej oraz wg kryteriów wskazanych  w Załączniku nr 2 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, określonego Uchwałą Rady NCN nr 60/2022 z dnia 9 czerwca 2022 r. (pkt. 2.1.3). 
7. Z przeprowadzonego postępowania rekrutacyjnego należy sporządzić protokół. Wzór minimalnego zakresu informacji niezębnych w protokole z posiedzenia komisji w sprawie rozstrzygnięcia konkursu w ramach projektu PRELUDIUM BIS 4 stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Komunikatu.
8. Protokół z posiedzenia komisji rekrutacyjnej podpisywany jest przez członków komisji  (z kierownikiem projektu jako przewodniczącym) i zatwierdzany przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej, który następnie, niezwłocznie przekazuje go do opiekuna projektu w CWN. Protokół  z wyboru doktoranta może być przekazany w formie papierowej (odręcznie podpisanego dokumentu) lub pliku pdf opatrzonego elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi. Skan ostatecznie podpisanego przez Dyrektora Szkoły protokołu lub jego  wersja elektroniczna z podpisami elektronicznymi przesyłany jest do kierownika projektu, który zobowiązany jest przekazać informację o wybranym kandydacie oraz o ewentualnych kandydatach znajdujących się na liście rezerwowej do systemu IRK (System Internatowej Rekrutacji Kandydatów). Po przekazaniu protokołu z posiedzenia komisji w sprawie rozstrzygnięcia konkursu na wyłonienie doktoranta, opiekun projektu w CWN przekaże kierownikowi projektu wzór umowy z doktorantem.
9. Kierownik projektu, w porozumieniu z właściwą Szkołą Doktorską, przygotowuje umowę  z doktorantem. Umowę po podpisaniu przez doktoranta, Kierownika projektu i kontrasygnowaną przez Kierownika jednostki organizacyjnej UJ w której realizowany jest projekt (tj. Dziekana, Dyrektora/Kierownika innej jednostki organizacyjnej) oraz Dyrektora Szkoły Doktorskiej UJ należy przekazać do opiekuna projektu w CWN w celu potwierdzenia zgodności z zasadami programu  i projektu oraz skierowania za pośrednictwem właściwego działu rozliczającego projekt do podpisu Kwestora UJ lub Z-cy Kwestora UJ, a następnie przekazania popisanej umowy do właściwej Szkoły Doktorskiej i doktoranta.
10. Protokół, o którym mowa w punkcie 8, należy przekazać w nieprzekraczalnym terminie do 20 października 2023 r., celem umożliwienia przygotowania we współpracy z Kierownikiem projektu informacji do NCN o wyborze doktoranta. Nieprzekazanie informacji o wyborze doktoranta lub brak wyboru doktoranta uprawnia NCN do rozwiązania umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego, który uzyskał finansowanie w ramach konkursu „PRELUDIUM BIS 4”, ze skutkiem natychmiastowym.