Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Pomiń baner

Nawigacja okruszkowa Nawigacja okruszkowa

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Podpis kwalifikowany elektroniczny

W dniu 31 marca 2022 roku została zawarta umowa nr 75.524.2022 pomiędzy Uniwersytetem Jagiellońskim a firmą Enigma na zakup lub przedłużanie już posiadanych podpisów kwalifikowanych w firmie CenCert. Umowa obowiązuje przez 24 miesiące lub do wyczerpania kwoty z umowy.

Zgodnie z wprowadzonymi przez instytucje finansujące (np. NCN, MEiN, NCBiR) zasadami realizacji i obsługi projektów w formie elektronicznej z wykorzystaniem elektronicznego podpisu kwalifikowanego oraz zgodnie z aktualnie obowiązującą umową, zakup zestawów do podpisów elektronicznych (certyfikatów) należy przeprowadzać w firmie Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jutrzenki 116.

Z wnioskiem o zakup lub przedłużanie już posiadanego podpisu kwalifikowanego może wystąpić wyłącznie osoba - kierownik projektu realizowanego w UJ (nie dotyczy CM UJ) - posiadająca adres e-mail w domenie: @uj.edu.pl. *

Zgodnie z instrukcją zamieszczoną na stronie internetowej Działu Usług Informatycznych UJ (DUI UJ) https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny, aby uzyskać nowy lub odnowić już posiadany elektroniczny podpis kwalifikowany, proszę postępować zgodnie z opisanymi poniżej punktami:

  1. Wypełnić formularz zamówienia elektronicznego podpisu zgodnie ze wzorem dostępnym na ww. stronie.
    • Osobom dokonującym zakupu podpisu zaleca się wybranie zestawu kwalifikowanego standard ważnego 2 lata lub zestawu kwalifikowanego mini ważnego również 2 lata (poz. 5 lub poz. 7 w tabeli w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego).
    • Osobom odnawiającym certyfikat zaleca się wybranie zestawu odnowieniowego ważnego przez 2 lata. Możliwość przedłużenia certyfikatu na już posiadanej karcie możliwa jest tylko i wyłącznie w przypadku, gdy dotychczasowa karta została wydana przez firmę CenCert - poz. 10 w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego. W przypadku, kiedy wygasający certyfikat jest zapisany na innej karcie (np. KIR lub Szafir), należy zamówić przedłużenie podpisu na nowej karcie - poz. 8 w formularzu zamówienia podpisu elektronicznego.

Uwaga:

W przypadku certyfikatu zakupionego w firmie CenCert, zwracamy uwagę na konieczność dokonania zakupu odnowienia certyfikatu minimum 15 dni roboczych przed terminem ważności certyfikatu. Po terminie upływu ważności posiadanego certyfikatu możliwy będzie tylko zakup nowego zestawu kwalifikowanego.

  1. Wypełniony i podpisany formularz zamówienia elektronicznego podpisu należy przekazać do CWN do p. Anny Franczak-Buckiej na adres: anna.franczak-bucka@uj.edu.pl.
    • W przypadku kierowników projektów, którzy posiadają pełnomocnictwo dla kierownika projektu lub dla osoby zastępującej kierownika projektu, będących jednocześnie dysponentami środków, formularz należy przesłać w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub w formie skanu z podpisami) – wymagane podpisy: kierownik projektu oraz Kierownik jednostki organizacyjnej UJ, w której realizowany jest projekt (tj. Dziekan, Dyrektor/Kierownik innej jednostki organizacyjnej). Kierownik projektu składa podpis jako osoba zamawiająca i dysponent środków. 
    • W przypadku kierowników projektów, którzy rozpoczynają realizację projektu i nie posiadają jeszcze pełnomocnictwa dla kierownika projektu, formularz należy przesłać w wersji elektronicznej w formie skanu z podpisami) – wymagane podpisy: kierownik projektu (jako osoba zamawiająca). Formularz zostanie przekazany do akceptacji do Prorektora UJ ds. badań naukowych jako dysponenta środków.
  2. Po weryfikacji danych przez CWN, formularz zamówienia podpisu elektronicznego zostanie przekazany do Biura Centrum Informatyki UJ na adres: ci@uj.edu.pl.
  3. W następnym etapie Biuro Centrum Informatyki będzie w każdy piątek przesyłać zweryfikowane i podpisane zamówienia do firmy CenCert. Po otrzymaniu wiadomości z Biura Centrum Informatyki potwierdzającej realizację zamówienia, osoba zamawiająca zobowiązana jest do kontaktu z p. Michałem Fortuną (firma FORTUNA PHU Michał Fortuna, tel. 501-746-544, e-mail: michal.fortuna@f-cert.pl), w celu ustalenia sposobu i terminu dostawy podpisu elektronicznego.

Dostępne miejsca i sposób odbioru podpisu: https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny

Zgodnie z umową zestaw kwalifikowany musi być dostarczony lub być gotowy do odbioru nie później niż 7 dni roboczych od dnia złożenia zbiorczego zamówienia przez Biuro Centrum Informatyki UJ. Zestaw należy odebrać osobiście (z ważnym dokumentem potwierdzającym tożsamość), podpisując protokół odbioru dostarczony przez Pana Michała Fortunę.

W cenie zakupu zestawu kwalifikowanego lub karty odnowieniowej wliczony jest odbiór certyfikatu wraz z dowozem do ustalonej jednostki UJ.

Faktura za podpis elektroniczny będzie rozliczana co miesiąc zbiorczo, następnie jednostka UJ zostanie obciążona kosztami zakupu zgodnie z podanym na formularzu źródłem płatności. Kierownik projektu nie dokonuje samodzielnie płatności.

*Jeżeli kierownik projektu nie posiada adresu w domenie: @uj.edu.pl, proszę o kontakt
z opiekunem projektu w CWN w celu założenia konta gościa. Wniosek o konto gościa dostępny jest na stronie Pomoc IT UJ: https://pomocit.uj.edu.pl/formularze w zakładce „Formularze”.

W przypadku osób (kierowników projektów), z którymi zawarto umowy cywilnoprawne w celu aktywacji konta w domenie UJ, niezbędny jest bezpośredni kontakt z Pomoc IT (tel. 12 663 50 70, 12 663 50 71, 12 663 50 72, mail: pomocit@uj.edu.pl). 

W przypadku pytań i wątpliwości proszę o kontakt:

  • z opiekunem projektu w CWN lub p. Anną Franczak-Bucką w CWN, tel. 12 663 38 93, anna.franczak-bucka@uj.edu.pl
  • z Biurem Centrum Informatyki UJ (tel. 12 663 50 60, ci@uj.edu.pl)
  • w sprawach technicznych z panią Iwoną Gajdą, Kierownikiem Działu Usług Informatycznych UJ, tel. 12 663 12 19, iwona.gajda@uj.edu.pl
  • lub bezpośrednio z firmą CenCert: biuro@cencert.pl, tel. 22 720 79 55 oraz 666 028 044 (Infolinia CenCert czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-18.00).

Informacje, instrukcje instalacji oprogramowania do obsługi podpisu elektronicznego oraz podpisywania plików PDF w programie Acrobat Reader znajdują się na stronie internetowej Działu Usług Informatycznych UJ (DUI UJ) https://dui.uj.edu.pl/podpiselektroniczny.

Oprogramowanie do podpisu

Poradnik użytkownika

Pytania i odpowiedzi

Pomoc techniczna

Import identyfikatora cyfrowego (dokument .pdf)

Aby podpisywać dokumenty w programie Acrobat Reader DC, należy zainstalować certyfikat otrzymany z zakupionym podpisem elektronicznym. Składanie podpisu elektronicznego wymaga również podłączenia czytnika wraz z kartą zawierająca podpis kwalifikowany. Jeśli powyższe warunki są spełnione, to procedura składania podpisu elektronicznego w programie Acrobat Reader DC przebiega następująco:

Krok 1a: Definiowanie podpisu w Acrobat Reader DC

  1. Aby zdefiniować Podpis w programie Acrobat Reader DC, należy otworzyć ww. program.
  2. Na pasku górnym klikamy pozycję „Edycja”, a następnie „Preferencje”.
  3. Po lewej stronie okna, które się pojawi, należy wybrać „Podpisy”, a w pierwszej sekcji „Podpisy elektroniczne, Tworzenie i wygląd” należy wybrać opcję „Więcej”.
  4. Otworzy się okno „Preferencje tworzenia i wyglądu”, w sekcji „Wygląd” wybieramy „Nowy”.
  5. Pojawi się nowe okno, w którym będziemy definiować podpis.
  6. Nadajemy „Tytuł”.
  7. W sekcji „Konfiguruj tekst”, możemy wybieramy opcje, w zależności od tego jak chcemy aby nasz podpis się wyświetlał (data, nazwa itp.).
  8. Następnie w każdym kolejnym oknie klikamy OK (3 razy).
  9. Podpis został zdefiniowany.

Krok 1b: Definiowanie podpisu graficznego w Acrobat Reader DC

  1. Aby zdefiniować Podpis graficzny w programie Acrobat Reader DC, należy otworzyć ww. program.
  2. Na pasku górnym klikamy pozycję „Edycja”, a następnie „Preferencje”.
  3. Po lewej stronie okna, które się pojawi, należy wybrać „Podpisy”, a w pierwszej sekcji „Podpisy elektroniczne, Tworzenie i wygląd” należy wybrać opcję „Więcej”.
  4. Otworzy się okno „Preferencje tworzenia i wyglądu”, w sekcji „Wygląd” wybieramy „Nowy”.
  5. Pojawi się nowe okno, w którym będziemy definiować podpis graficzny.
  6. Wybieramy „Tytuł” oraz „Konfiguruj grafikę” à „Importowanie grafiki” à „Plik” (wybieramy wcześniej przygotowany plik PDF ze skanem naszego podpisu, używając funkcji „Przeglądaj”).
  7. Po dokonaniu wyboru pliku PDF, klikamy OK.
  8. W sekcji „Konfiguruj tekst”, możemy wybrać dodatkowe opcje, w zależności od tego jak chcemy aby nasz podpis się wyświetlał (data, nazwa itp.).
  9. Następnie w każdym kolejnym oknie klikamy OK (3 razy).
  10. Podpis graficzny został zdefiniowany.

Krok 2: Podpisywanie plików PDF w programie Acrobat Reader DC.

  1. Otwieramy plik pdf, w którym ma zostać złożony podpis.
  2. Na prawym pasku bocznym klikamy pozycję „Więcej narzędzi”, a następnie „Certyfikaty”.
  3. Na górze dokumentu pojawi się pasek „Certyfikaty”, na którym klikamy ikonę „Podpisz cyfrowo”.
  4. Po pojawieniu się wyskakującego okienka, zgodnie z instrukcją która się na nim znajduje, zaznaczamy obszar, w którym ma pojawić się podpis.
  5. Po zaznaczeniu obszaru pojawi się kolejne wyskakujące okienko Podpisz za pomocą identyfikatora cyfrowego, wybieramy nasz certyfikat, który zostanie użyty do złożenia podpisu (w przypadku braku certyfikatu, należy zapoznać się instrukcją importu certyfikatu cyfrowego) i klikamy Kontynuuj.
  6. Następnie pojawi się okno z widokiem podpisu. Z rozwijanego menu Wygląd” wybieramy zdefiniowany wcześniej podpis. Jeśli w zdefiniowanych wcześniej podpisie chcemy dokonać zmian, klikamy przycisk Edytuj, a po dokonaniu zmian klikamy Zapisz”.
  7. Po wybraniu wyglądu podpisu klikamy „Podpisz”.
  8. Wybieramy miejsce docelowe, gdzie zostanie zapisany plik, definiujemy nazwę pliku i klikamy „Zapisz”. Zapisanie podpisanego dokumentu pod inną nazwą, niż dokument niepodpisany, pozwoli na ponowienie procedury podpisywania w przypadku, gdyby np. okazało się, że wygląd podpisu na dokumencie nie jest satysfakcjonujący. 
  9. W okienku, które się otworzy, wpisujemy PIN podpisu kwalifikowanego i naciskamy OK”.
  10. Dokument został podpisany. Poprawność oraz szczegóły podpisu można sprawdzić w Panelu Podpisu znajdującym się nad treścią dokumentu.

zobacz również: Tworzenie wyglądu podpisu opartego na certyfikacie (definiowanie podpisu graficznego w Acrobat Reader DC - instrukcja na stronie Adobe)