Przed przyznaniem stypendium w projekcie należy zapoznać się z właściwym regulaminem przyznawania stypendiów naukowych:
a) Regulamin I - dla konkursów NCN ogłoszonych przed 15.03.2017 roku,
b) Regulamin II - dla konkursów NCN ogłaszanych od 15.03.2017 roku,
c) Regulamin IV – dla konkursów ogłaszanych od 14.03.2019 roku.
Stypendia przyznawane są w drodze otwartego konkursu ogłaszanego przez kierownika projektu.
1. Konkurs na stypendystę może zostać ogłoszony najwcześniej po otrzymaniu decyzji Dyrektora NCN o finansowaniu projektu, z zastrzeżeniem, że warunkiem podpisania ze stypendystą umowy stypendialnej będzie uprzednie podpisanie umowy o finansowanie projektu.
2. Przed opublikowaniem ogłoszenia o konkursie należy uzyskać zgodę kierownika jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (tj. Dziekana lub stosownie do specyfiki jednostki) na jego ogłoszenie (wzór pisma).
3. Ogłoszenie o konkursie należy umieścić na stronie internetowej Uniwersytetu Jagiellońskiego (np. strona Wydziału, strona Instytutu) oraz na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki za pośrednictwem formularza. Narodowe Centrum Nauki nie narzuca ram czasowych trwania konkursu.
4. Stypendium przyznawane jest przez trzyosobową komisję. Skład komisji proponowany jest przez kierownika projektu, a zatwierdzany przez kierownika jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu. Przewodniczącym komisji jest kierownik projektu.
5. Kryteria przyznawania stypendium określone są we właściwym Regulaminie przyznawania stypendiów naukowych.
6. Wniosek o przyznanie stypendium musi zawierać:
a. informacje dotyczące dotychczasowych osiągnięć naukowych kandydata oraz wyróżnień wynikających z prowadzonych badań,
b. oświadczenie z informacją o przetwarzaniu danych osobowych wraz ze zgodą na ich przetwarzanie.
7. Punktacja przy ocenie wniosku o finansowanie stypendium powinna zostać przyznana zgodnie z:
a) § I, pkt 12 Regulaminu przyznawania stypendiów naukowych dla młodych naukowców w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki – dla konkursów NCN ogłoszonych przed 15.03.2017 roku;
b) § III, pkt 14 Regulaminu przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki – dla konkursów NCN ogłaszanych od 15.03.2017 roku;
c) § III, pkt 12 Regulaminu przyznawania stypendiów naukowych w projektach badawczych finansowanych ze środków Narodowego Centrum Nauki – dla konkursów NCN ogłaszanych 14.03.2019 roku.
8. Wyniki konkursu w formie listy rankingowej należy podać do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie ich na stronie internetowej jednostki, w której będzie realizowany projekt.
9. Po zakończeniu procedury konkursowej kierownik projektu przygotowuje protokół z posiedzenia komisji w sprawie rozstrzygnięcia konkursu.
10. Protokół z posiedzenia komisji w sprawie rozstrzygnięcia konkursu podpisany przez kierownika projektu, członków komisji i kierownika jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (Dziekana lub stosownie do specyfiki jednostki) przekazywany jest do CWN.
11. Po zaakceptowaniu protokołu przez Prorektora UJ ds. badań naukowych, na podstawie informacji z CWN, kierownik projektu sporządza umowę stypendialną.
12. Umowę stypendialną należy sporządzić w 3 egzemplarzach według właściwego wzoru.
a) wzór umowy dla stypendiów przyznanych w konkursach NCN ogłoszonych przed 15.03.2017 roku,
b) wzór umowy dla stypendiów przyznanych w konkursach NCN ogłaszanych od 15.03.2017 roku,
c) wzór umowy dla stypendiów przyznanych w konkursach NCN ogłoszonych od 14.03.2019 roku.
13. Numer umowy należy nadać w Jednostce podstawowej zgodnie z zasadami Instrukcji Kancelaryjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego: XXX.0641.crp.rrrr. Przy przygotowaniu numeru umowy zmianie ulega tylko pierwszy człon znaku akt (XXX), który jest symbolem jednostki organizacyjnej UJ, w której przygotowywana jest umowa. Numer „crp” jest to numer, pod którym projekt jest zarejestrowany w Centralnym Rejestrze Projektów w UJ, a „rrrr” to rok, w którym nadano numer crp.
14. Umowę stypendialną podpisuje: stypendysta, kierownik jednostki odpowiedzialnej za realizację projektu (Dziekan lub stosownie do specyfiki jednostki) oraz kierownik projektu. Umowę przekazuje się do CWN.
15. Po zweryfikowaniu jej poprawności formalnej CWN przekazuje ją do Działu Rozliczeń Projektów Krajowych, a następnie do podpisu Kwestora. Po uzyskaniu wymaganych podpisów 2 egzemplarze pozostają w Uniwersytecie (jeden w Dziale Spraw Osobowych, drugi w Dziale Rozliczeń Projektów Krajowych), a jeden egzemplarz otrzymuje stypendysta.