W dniu 28 stycznia 2021 r. został wydany Komunikat Prorektora Uniwersytetu Jagiellońskiego ds badań naukowych, w sprawie: procedowania dokumentów księgowo-finansowych dotyczących realizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
W związku z Pismem okólnym nr 1 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 22 stycznia 2021 roku,
w sprawie procedowania dokumentów zakupu z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją na Uniwersytecie Jagiellońskim, traci moc Komunikat Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych nr 1027.0643.31.2020 z dnia 26 maja 2020 r. dotyczący nadzwyczajnego trybu przygotowania, akceptacji i obiegu dokumentów księgowo-finansowych dotyczących realizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
Jednocześnie informuję, że wskazane w Piśmie okólnym nr 1 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 22 stycznia 2021 roku, w sprawie procedowania dokumentów zakupu z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją na Uniwersytecie Jagiellońskim, zasady mają zastosowanie do wszystkich realizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
Zwracam również uwagę na wprowadzone udogodnienie dla kierowników projektów nie posiadających konta w systemie EZD.
W takim przypadku, dla dokumentów księgowo-finansowych dotyczących projektów, kierownik projektu przesyła drogą mailową do biura projektu lub osoby odpowiedzialnej w jednostce za administrowanie projektem, potwierdzenie dokonania wydatku z projektu (jako dysponent środków). W treści wiadomości umieszcza zapis: „Potwierdzam wydatek w kwocie …. zł (słownie: ...) dokonany w związku z realizacją projektu pt. …… (tytuł projektu)”.
Skan lub wydruk do pliku pdf treści maila od kierownika projektu dołączany jest do dokumentu zakupu w koszulce w systemie EZD. W tym przypadku opis faktury przekazywany jest w systemie EZD do kontrasygnaty Kierownika jednostki, w której realizowany jest projekt tj.
Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki. Kontrasygnata następuje poprzez użycie funkcji „akceptuj” w systemie EZD.
Procedowanie dokumentów projektowych za pośrednictwem EZD dopuszczalne jest z uwzględnieniem
wytycznych projektowych lub zapisów umów o finansowanie. Instrukcje przygotowania i obiegu dokumentów dostępne są na stronie:
https://przewodnik.ezd.uj.edu.pl/instrukcje/instrukcje-obiegu-korespondencji.