Założenia ogólne
W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 13 marca 2020 roku w sprawie: wprowadzenia nadzwyczajnego trybu pracy Uniwersytetu Jagiellońskiego, dopuszcza się obieg dokumentów finansowo-księgowych w korespondencji e-mail prowadzonej tylko i wyłącznie za pośrednictwem adresów w domenie uj.edu.pl. W jednej wiadomości e-mail może być zawarty tylko jeden dokument (faktura, rachunek, wniosek o przedpłatę, wniosek o zaliczkę, faktura proforma, inne) wraz z kompletem dokumentacji go dotyczących. Wyjątkiem jest faktura korygująca – wówczas e-mail może zawierać zarówno fakturę korygującą, jak i dokument korygowany.
Podpis kwalifikowany oznacza złożenie podpisu wraz z jego formą graficzną we właściwym miejscu opisu dokumentu. Instrukcja jak składać podpis elektroniczny wraz jego graficzną formą w wymaganym miejscu stanowi załącznik do niniejszej procedury.
Jednostki organizacyjne
1. Wpływ dokumentu do jednostki (fizyczny lub PDF).
2. Skan dokumentu otrzymanego w formie fizycznej.
3. Wstępne wprowadzenie dokumentu do SAP zgodnie z obowiązującymi procedurami.
4. Przygotowanie opisu dokumentu na odpowiednim załączniku (wzór nr 4, 5, lub 6 z Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych UJ), przekształcenie go do formatu PDF i przekazanie kompletu dokumentów, pocztą elektroniczną, do akceptacji dysponenta środków podpisem kwalifikowanym. W projektach, dopuszcza się podpis jedynie kierownika jednostki w której realizowany jest projekt, zgodnie z komunikatem Prorektora Uniwersytetu Jagiellońskiego ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z 25 marca 2020 roku. w sprawie: procedowania dokumentów księgowo-finansowych dotyczących realizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych (Komunikat Prorektora ds. badań i funduszy strukturalnych z dnia 25 marca 2020r.).
5. Przesłanie kompletu dokumentów na adres poczty elektronicznej odpowiedniej osoby z Sekcji ds. Weryfikacji i kontroli (dalej SWiK). Tytuł e-mail powinien zawierać wyłącznie nr dokumentu SAP.
6. W przypadku otrzymania od pracownika SWiK informacji o konieczności korekty opisu (poprawa błędu) proces akceptacji należy powtórzyć i ponownie przesłać komplet dokumentów.
7. W przypadku konieczności uzupełnienia dokumentacji należy ponownie przesłać do SWiK komplet dokumentów.
Kwestura – obieg dokumentów finansowo księgowych koordynuje SWiK poprzez przekazywanie kompletu dokumentów pocztą elektroniczną do każdego uczestnika procesu.
Treść procedury oraz Instrukcja składania podpisu elektronicznego wraz jego graficzną formą
