Ukazał się komunikat Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych

I. Zasady ogólne dla wszystkich projektów realizowanych ze środków NCN

1. Wszelkie zmiany dokonywane w warunkach realizacji projektu (dalej: zmiany) muszą być merytorycznie uzasadnione tj. muszą mieć bezpośredni związek z tematyką realizowanego projektu, jak również muszą być niezbędne do realizacji założonych celów projektu.
2. Zmiany nie mogą zagrażać prawidłowemu i pełnemu wykonaniu zaplanowanych w projekcie zadań, ani być sprzeczne z zasadą gospodarności.
3. Jeżeli zmiana planowana do wprowadzenia przez Kierownika projektu powoduje jednocześnie inne zmiany warunków realizacji projektu, dla których wymagane jest uzyskanie zgody Kierownika Jednostki lub zgody NCN, wówczas wszystkie zmiany należy wprowadzać łącznie w formie przewidzianej dla najszerszej z nich, tj. np. pisemnego wniosku o zgodę na dokonanie zmian (do Kierownika Jednostki) lub aneksu do umowy o finansowanie (do Dyrektora NCN). (Przykład dla projektów od 17 edycji konkursowej: zmiana merytoryczna – Kierownik projektu decyduje samodzielnie, zmiana merytoryczna skutkująca zakupem dodatkowej aparatury powyżej 15% pierwotnie planowanych kosztów aparatury – Kierownik projektu wnioskuje do Kierownika Jednostki o wprowadzenie obu zmian).
4. Kierownik projektu i Jednostka zobowiązani są do poinformowania NCN o wszystkich wprowadzonych zmianach w raporcie rocznym obejmującym rok dokonania danej zmiany oraz w raporcie końcowym. Kierownik projektu odpowiedzialny jest za wprowadzenie informacji o zmianach do formularza raportu.
5. Kierownik projektu jest zobowiązany do bieżącego informowania opiekuna projektu w CAWP o wszelkich wprowadzonych przez siebie zmianach. W trosce o prawidłową realizację projektu, zalecam konsultacje z opiekunem projektu w CAWP przed podjęciem decyzji o zmianach.
6. Wnioski o dokonanie zmian za zgodą Kierownika Jednostki lub Dyrektora NCN wymagają uzyskania akceptacji Kierownika Jednostki UJ odpowiedzialnej za realizację projektu (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki).
7. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym dokumencie wprowadzane zmiany muszą pozostawać w zgodzie z postanowieniami umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego lub działania naukowego.

II. Zasady dla projektów zakwalifikowanych do finansowania do 16. edycji konkursowej włącznie tj. konkursów do PRELUDIUM 8, OPUS 8, SONATA 8, SONATA BIS 4, MAESTRO 6, HARMONIA 6, SYMFONIA 3 i BEETHOVEN 1

1. Projekty zakwalifikowane do finansowania do wyżej wskazanych konkursów NCN należy realizować zgodnie z postanowieniami umowy.
2. Wyjątek stanowią:
   a. przedłużenia okresu realizacji projektu do 12 miesięcy od pierwotnego terminu jego zakończenia (wyrażone w pełnych miesiącach) dokonywane będą za zgodą Kierownika Jednostki. Wniosek o przedłużenie (wzór dostępny na stronie: www.cawp.uj.edu.pl) należy przekazać do Kierownika Jednostki za pośrednictwem CAWP w terminie umożliwiającym dostarczenie do NCN ww. zgody na minimum miesiąc przed upływem dotychczasowego terminu zakończenia realizacji projektu. Wniosek wymaga szczegółowego uzasadnienia i akceptacji Kierownika Jednostki UJ;
   b. zmiany w obrębie innych kosztów bezpośrednich mogą być dokonywane samodzielnie przez Kierownika projektu. Warunkiem wprowadzenia zmian jest równoczesne mailowe lub pisemne poinformowanie opiekuna projektu w CAWP. Zmiany muszą być zgodne z katalogiem kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych obowiązującym w danym konkursie.

III. Zasady dla projektów zakwalifikowanych do finansowania od 17. edycji konkursowej tj. od konkursów: OPUS 9, PRELUDIUM 9, SONATINA 1, SONATA 9, SONATA BIS 5, HARMONIA 7, MAESTRO 7, SYMFONIA 4, BEETHOVEN 2 oraz projektów realizowanych w ramach wielostronnych programów międzynarodowych, w tym między innymi: NORFACE, JPND, CHIST-ERA, JPI HDHL, BIODIVERSA, ENSUF, JPI AMR, M-ERA.NET, QUANT-ERA, ERA-CAPS, SUGI

1. Kierownik projektu może samodzielnie dokonać następujących zmian w warunkach realizacji projektu, z równoczesnym mailowym lub pisemnym poinformowaniem opiekuna projektu w CAWP:
   a) zmian w zaplanowanej do zakupienia lub wytworzenia aparaturze naukowo-badawczej, urządzeniach i oprogramowaniu polegających na:
   • rezygnacji z zakupu planowanej aparatury naukowo-badawczej, urządzeń lub oprogramowania do 15% pierwotnie planowanych kosztów aparatury razem;
   • zakupie dodatkowej nieplanowanej we wniosku aparatury naukowo-badawczej, urządzeń lub oprogramowania do 15% pierwotnie planowanych kosztów aparatury razem;
   • zmianie modelu/parametrów aparatury;
   • zmianie ceny jednostkowej (zakupie planowanej aparatury naukowo-badawczej, urządzeń lub oprogramowania za kwotę inną niż pierwotnie planowana);
   b) zmian merytorycznych, z uwzględnieniem zasad ogólnych zawartych w pkt I ust. 1 i 2;
   c) zmian w obrębie innych kosztów bezpośrednich z zastrzeżeniem przestrzegania katalogu kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych obowiązującego w danym konkursie.
2. Kierownik projektu może dokonać następujących zmian w warunkach realizacji projektu, po uprzedniej zgodzie Kierownika Jednostki (wniosek o zmianę, w tym o przedłużenie okresu realizacji projektu należy przekazać do Kierownika Jednostki za pośrednictwem CAWP. Wniosek wymaga szczegółowego uzasadnienia i akceptacji Kierownika Jednostki UJ):
   a) zmian w zaplanowanej do zakupienia lub wytworzenia aparaturze naukowo-badawczej, urządzeniach i oprogramowaniu polegających na:
   • rezygnacji z zakupu planowanej aparatury naukowo-badawczej, urządzeń lub oprogramowania powyżej 15% pierwotnie planowanych kosztów aparatury razem;
   • zakupie dodatkowej nieplanowanej we wniosku aparatury naukowo-badawczej, urządzeń lub oprogramowania powyżej 15% pierwotnie planowanych kosztów aparatury razem;
   b) przedłużenia okresu realizacji projektu do 12 miesięcy od pierwotnego terminu jego zakończenia (wyrażone w pełnych miesiącach). Wniosek o przedłużenie należy przekazać do Kierownika Jednostki za pośrednictwem CAWP w terminie umożliwiającym dostarczenie do NCN ww. zgody na minimum miesiąc przed upływem dotychczasowego terminu zakończenia realizacji projektu.
   c) przesunięcia środków finansowych pomiędzy zaplanowanymi we wniosku pozycjami kosztorysu w łącznej wysokości do 15% (ale nie większej niż 100 000 zł) kosztów bezpośrednich z kolumny Razem;
   d) zmian w ramach środków dostępnych w puli wynagrodzeń etatowych (ze środków niewykorzystanych na wynagrodzenia etatowe) polegających na:
   • podwyższeniu wynagrodzeń dla osób zatrudnionych na stanowiskach typu post-doc, zaplanowanych we wniosku, do kwoty 120 tys. zł rocznie;
   • podwyższeniu wynagrodzeń dla osób zatrudnionych na specjalistycznych stanowiskach pomocniczych, zaplanowanych we wniosku, do kwoty 85 tys. zł rocznie;
   • utworzeniu dodatkowego/dodatkowych stanowisk typu post-doc;
   e) zmian w obrębie puli wynagrodzeń dodatkowych.
3. Zgody NCN wymagają następujące zmiany:
   a) zmiana jednostki, kierownika projektu, opiekuna naukowego w konkursie PRELUDIUM, wiodącego partnera zagranicznego w konkursie HARMONIA oraz kierownika zespołu badawczego w konkursie SYMFONIA;
   b) skrócenie okresu realizacji projektu (wyrażone w pełnych miesiącach);
   c) przedłużenie okresu realizacji projektu o więcej niż 12 miesięcy w stosunku do pierwotnego terminu jego zakończenia (wyrażone w pełnych miesiącach);
   d) przesunięcie środków finansowych pomiędzy latami kalendarzowymi skutkujące zmianą wysokości rat przekazywanych jednostce przez NCN;
   e) przesunięcie środków finansowych pomiędzy zaplanowanymi we wniosku pozycjami kosztorysu w łącznej wysokości większej niż 15% (lub więcej niż 100 000 zł) kosztów bezpośrednich z kolumny Razem. W przypadku konsorcjum przesunięcia można dokonać osobno dla każdego z partnerów.

UWAGA

Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora NCN wyrażonym w piśmie z dnia 6 lutego 2018 r. zasadność dokonanych zmian oceniona zostanie przez NCN podczas rozliczenia końcowego projektu lub w trakcie ewentualnej kontroli. Ewentualne konsekwencje finansowe (koszty niekwalifikowalne) ponosi Jednostka UJ odpowiedzialna za realizację projektu.
W przypadku gdy kierownik projektu nie wyraża zgody na ocenę wprowadzonych zmian dopiero na etapie raportu końcowego z realizacji projektu lub kontroli, wówczas powinien realizować projekt zgodnie ze wszystkimi zapisami umowy.

Dla projektów zakwalifikowanych do finansowania począwszy od 26. edycji konkursowej, tj. konkursów ogłoszonych w dniu 14 czerwca 2017 r., czyli MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7, SONATA 13, koszt kwalifikowalny to wydatek, który został poniesiony od dnia uprawomocnienia się decyzji Dyrektora NCN o przyznaniu środków finansowych (termin uprawomocnienia się decyzji liczony jest od daty skutecznego doręczenia decyzji jej adresatowi tj. Uniwersytetowi Jagiellońskiemu) do dnia zakończenia realizacji projektu i spełnia pozostałe warunki określone w „Regulaminie przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich”. W przypadku niepodpisania umowy z przyczyn leżących po stronie Jednostki UJ lub Kierownika projektu nie można występować do NCN o zwrot poniesionych kosztów. Wydatki powstałe do tego czasu stanowić będą koszty Jednostki UJ odpowiedzialnej za realizację projektu.

Niniejszy komunikat nie ma zastosowania do projektów zakwalifikowanych do finansowania w ramach konkursów MINIATURA, ETIUDA, FUGA, UWERTURA i POLONEZ (zasady realizacji projektów określają wyłącznie postanowienia umowy lub ogólne warunki umowy  - OWU przypadku konkursu MINIATURA).

Powyższe zasady obowiązują od 11 czerwca 2018 r.