w sprawie: obsługi administracyjnej realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych z wymogiem podpisu kwalifikowanego – przedłużenie ważności certyfikatu.
Informuję, że w związku z wprowadzaniem przez instytucje finansujące (np. NCN) zasad dotyczących obsługi administracyjnej umów i projektów wyłącznie w formie elektronicznej z użyciem podpisu kwalifikowanego (tzn. bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem kwalifikowanym), proszę kierowników projektów o stosowanie poniższej procedury związanej z odnowieniem certyfikatu tzn. przedłużeniem możliwości składania podpisu kwalifikowanego).
Regulacje wewnętrzne UJ:
Kierowników projektów, którzy posiadają już podpis kwalifikowany i otrzymali informacje z Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR) o terminie wygaśnięcia certyfikatu prosimy o zapoznanie się z poniższą procedurą.
1) W przypadku, gdy dane osobowe Kierownika projektu, które zostały podane w formularzu danych osobowych wymaganym przy rejestracji podpisu kwalifikowanego nie zmieniły się, wówczas proszę o wypełnienie w formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Komunikatu pkt. 1, 2, 5 oraz wskazanie ważności odnawianego certyfikatu.
2) W przypadku, gdy dane osobowe podane przez Kierownika projektu w formularzu danych osobowych wymaganym przy rejestracji podpisu kwalifikowanego uległy zmianie, prosimy o wypełnienie i złożenie w CAWP nowego formularza danych osobowych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Komunikatu wraz ze wskazaniem ważności odnawianego certyfikatu.
3) Następnie Kierownik projektu przekazuje do CAWP:
a) wypełniony i podpisany formularz danych osobowych w zamkniętej kopercie, (dokumenty przyjmowane będą w sekretariacie CAWP, ul. Czapskich 4, I piętro, pokój 103);
lub
b) przesyła opatrzony podpisem kwalifikowanym formularz danych osobowych na adres: anna.franczak-bucka@uj.edu.pl lub anna.drabik@uj.edu.pl.
4) Upoważniony pracownik CAWP wprowadza dane kierownika projektu do właściwego systemu elektronicznego w celu odnowienia zestawu z certyfikatem kwalifikowanym. Po złożeniu zamówienia kierownik projektu otrzymuje drogą mailową, na podany w formularzu adres e-mail, informację o konieczności dostarczenia papierowej wersji złożonego zamówienia do siedziby Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR). Otrzymaną wiadomość prosimy zignorować, ponieważ dalsze czynności związane z przedłużeniem podpisu kwalifikowanego, w tym złożenie papierowej wersji zamówienia do KIR, będą wykonane przez CAWP.
5) W ciągu 3 dni roboczych od otrzymania przez KIR prawidłowo wypełnionego zamówienia, na adres e-mail (kierownika projektu) podany w zamówieniu zostanie wysłana wiadomość
z potwierdzeniem przyjęcia zlecenia do realizacji przez KIR wraz z instrukcją pozwalającą przeprowadzić proces odnowienia certyfikatu on-line.
6) Koszt odnowienia certyfikatu będzie rozliczony, na podstawie elektronicznej faktury VAT przekazywanej kierownikowi projektu przez CAWP. Wydatek ten może być sfinansowany ze środków realizowanego projektu, ale w tym celu proszę o kontakt z opiekunem projektu w CAWP. Szacunkowy koszt odnowienia certyfikatu wynosi ok. 100 zł brutto (79,00 zł netto) na 1 rok oraz ok. 150,00 zł brutto (115,00 zł netto) na 2 lata.
Zalecam rozpoczęcie procesu odnowienia certyfikatu co najmniej 14 dni roboczych przez wskazanym terminem zakończenia ważności certyfikatu. Po wygaśnięciu certyfikatu, uzyskanie kolejnego, będzie wymagało zakupienia nowego zestawu.
Więcej informacji: