w sprawie składania raportów rocznych i końcowych z realizacji projektów badawczych w ramach programów: OPUS, SONATA, SONATA BIS, MAESTRO, PRELUDIUM, FUGA, SYMFONIA, SONATINA, BEETHOVEN, QUANT-ERA, IDEAS+, Diamentowy Grant, NPRH, Iuventus Plus

​Zasady ogólne dla wszystkich raportów rocznych i końcowych realizowanych ze środków NCN i MNiSW.

Raporty roczne - zasady ogólne:

1. Termin składania raportów rocznych za 2018 r. do MNiSW i NCN upływa 31 marca 2019 r. (wyjątek stanowią projekty w ramach programu MNiSW Mobilność).
2. W raportach należy przedstawić zrealizowane zadania i rozliczyć wydatki poniesione do 31 grudnia 2018 r. na podstawie danych finansowych uzyskanych z Działu Rozliczeń Projektów Krajowych.
3. Dane o poniesionych kosztach Dział Rozliczeń Projektów Krajowych przekaże Kierownikom projektów do dnia 8 marca 2019 r.
4. Pierwszy raport roczny z realizacji projektów finansowanych przez NCN należy złożyć za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej 8 miesięcy. Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.
5. Pierwszy raport roczny z realizacji projektów międzynarodowych współfinansowanych z MNiSW powinien uwzględniać rozliczenie środków finansowych przekazanych jednostce w poszczególnych latach kalendarzowych.
6. Proszę pamiętać o zamieszczeniu w raporcie informacji o wszystkich zmianach dokonanych
   w trakcie realizacji projektu, zarówno za zgodą Kierownika Jednostki, jak i w drodze aneksu, oraz zmian dokonanych zgodnie z Komunikatem Prorektora UJ ds. badań naukowych i funduszy strukturalnych z 6 czerwca 2018 r. w sprawie ustalenia zasad realizacji w UJ projektów badawczych finansowanych przez NCN. Proszę zwrócić szczególną uwagę na uwzględnienie
   w raporcie zmiany formy zatrudnienia poszczególnych wykonawców. W takim przypadku wykonawcę w raporcie należy umieścić tyle razy, ile form zatrudnienia dotyczy danej osoby – dla osób, które zmieniały formę zatrudnienia więcej niż raz, a także wskazać nową formę zatrudnienia wraz z kosztami poniesionymi dla wskazanej formy zatrudnienia, natomiast planowany koszt wynagrodzenia to „0”.

Raporty końcowe - zasady ogólne:

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami raport końcowy składa się nie później niż w terminie 60 dni od daty zakończenia projektu określonej w umowie.
2. Raport końcowy w wersji roboczej należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF lub Word do 20 dni przed upływem terminu składania raportów w NCN i MNiSW. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raportu i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu.
3. Raporty końcowe w przypadku projektów finansowanych przez NCN należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, natomiast przez MNiSW w trzech egzemplarzach.
4. Raporty końcowe podpisane przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki) w której realizowany był projekt, proszę składać do sekretariatu Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów władz Uniwersytetu tj. najpóźniej na 10 dni przed upływem terminu składania raportów w NCN i MNiSW.
5. Obowiązek wysłania raportu w wersji elektronicznej w systemie ZSUN/OSF spoczywa na kierowniku projektu z zastrzeżeniem, że raport w formie elektronicznej można wysłać dopiero po uzyskaniu podpisów na wersji drukowanej. Informacje o zatwierdzeniu raportu przez władze UJ zostaną przekazane przez opiekuna projektu z CAWP.
6. CAWP wysyła do MNiSW lub NCN zaakceptowane przez władze UJ raporty końcowe w wymaganej liczbie egzemplarzy oraz przekazuje jeden egzemplarz do Działu Rozliczeń Projektów Krajowych.

Ze względu na zmianę trybu obsługi administracyjnej projektów przez NCN (stypendiów, staży i projektów badawczych), która od konkursów ogłoszonych 15 grudnia 2016 r. przebiega wyłącznie w formie elektronicznej wprowadzam dwie ścieżki postępowania na etapie przygotowania i składania raportów rocznych i końcowych dla:

1. Raportów składanych wyłącznie w wersji papierowej;

Dotyczy raportów rocznych i końcowych składanych z realizacji projektów badawczych:

• międzynarodowych współfinansowanych (PMW), IDEAS+, Diamentowy Grant, NPRH, Juventus Plus finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
• w przypadku projektów finansowanych przez NCN do konkursów: OPUS 12, SONATA 12, SONATA BIS 6, MAESTRO 8, PRELUDIUM 12, FUGA 3-5, SYMFONIA 4, HARMONIA 8, BEETHOVEN 1-2.

​1.1 Raport roczny w wersji roboczej w postaci pliku PDF lub Word należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP do 14 marca 2019 roku. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raportu i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu.

1.2 Raport roczny należy sporządzić zgodnie z zasadami obowiązującymi dla poszczególnych programów i projektów:

• w trzech egzemplarzach dla programów MNiSW,
• w dwóch egzemplarzach dla programów NCN.

1.3 Raport należy podpisać w miejscach przeznaczonych dla kierownika projektu, uzyskać podpis kierownika jednostki (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki), w której projekt jest realizowany i przekazać do Centrum Administracyjnego Wsparcia Projektów w terminie umożliwiającym sprawdzenie i uzyskanie wymaganych podpisów władz Uniwersytetu tj. do 22 marca 2019 roku.

1.4 Obowiązek wysłania raportu w wersji elektronicznej w systemie OSF spoczywa na kierowniku projektu. W związku z powyższym raport w formie elektronicznej należy wysłać dopiero po uzyskaniu podpisów na wersji drukowanej. Informacje o zatwierdzeniu raportu przez władze UJ zostaną przekazane przez opiekuna projektu w CAWP.

1.5 CAWP wysyła do MNiSW lub NCN zaakceptowane przez władze UJ raporty roczne w wymaganej liczbie egzemplarzy oraz przekazuje jeden egzemplarz do Działu Rozliczeń Projektów Krajowych. 

2. Raportów składanych z użyciem podpisu kwalifikowalnego.

Dotyczy raportów rocznych (do 31 marca 2019 r.) i końcowych (w terminie 60 dni od zakończenia projektu) składanych z realizacji projektów badawczych finansowanych przez NCN tj. od konkursów OPUS 13, SONATA 13, SONATA BIS 7, MAESTRO 9, PRELUDIUM 13, HARMONIA 9, SONATINA 1, QUANT-ERA.

2.1 Raport roczny w wersji roboczej w postaci pliku PDF należy przesłać do opiekuna projektu w CAWP do 14 marca 2019 roku. Opiekun projektu w CAWP dokona weryfikacji raportu i poinformuje o ewentualnych uwagach lub możliwości przekazania raportu do podpisu.

2.2 Ostateczną wersję raportu rocznego należy przesłać do 22 marca 2019 roku do opiekuna projektu w CAWP w postaci pliku PDF podpisanego podpisem kwalifikowanym przez Kierownika projektu oraz równolegle ostateczną wersję raportu w wersji papierowej (1 egzemplarz) podpisaną przez Kierownika projektu oraz kierownika jednostki (Dziekana Wydziału lub stosownie do specyfiki jednostki), w której projekt jest realizowany.

2.3 Obowiązek wysłania raportu w wersji elektronicznej w systemie ZSUN/OSF spoczywa na kierowniku projektu. W związku z powyższym raport w formie elektronicznej należy wysłać w systemie ZSUN/OSF dopiero po uzyskaniu podpisów na wersji elektronicznej i drukowanej dokumentu. Informacje o zatwierdzeniu raportu przez władze UJ zostaną przekazane przez opiekuna projektu w CAWP.

2.4 CAWP wysyła do NCN zaakceptowane przez władze UJ raporty roczne za pośrednictwem platformy ePUAP. oraz przekazuje jeden egzemplarz w wersji papierowej do Działu Rozliczeń Projektów Krajowych.

W przypadku programów lub projektów, które nie zostały wskazane w niniejszym komunikacie, opiekunowie projektów w CAWP będą kontaktować się indywidualnie z kierownikami projektów.

Zwracam uwagę, że niezłożenie raportu rocznego w terminie lub złożenie raportu niespełniającego wymagań określonych w stosownych przepisach powoduje wstrzymanie dalszego finansowania. Natomiast niezłożenie raportu końcowego upoważnia instytucję finansującą do uznania umowy za niewykonaną i uprawnia do żądania od jednostki zwrotu środków.

OPIEKUNOWIE PROJEKTÓW W CAWP

OPUS - WBBiB, W. Biologii, WGiG

• Barbara Pilch, tel. 12 663 30 11, barbara.pilch@uj.edu.pl

OPUS, SYMFONIA - W. Chemii, FAIS, MiI

• Monika Pacholczyk, tel. 12 663 30 09, monika.pacholczyk@uj.edu.pl

OPUS - W. Filologiczny, W. Historyczny, W. Polonistyki, WPiA, WZiKS, jednostki pozawydziałowe oraz SYMFONIA - WBBiB, W. Biologii i jednostki pozawydziałowe a także PRELUDIUM 8

• Mateusz Basarab, tel. 12 663 38 64, mateusz.basarab@uj.edu.pl

OPUS - W. Filozoficzny, WSMiP oraz MAESTRO (wszystkie wydziały)

• Elżbieta Wito, 12 663 30 07, elzbieta.wito@uj.edu.pl

SONATA BIS (panele HS), SONATA (panele HS)

• Alicja Franaszek, tel. 12 663 30 12, alicja.franaszek@uj.edu.pl

SONATA BIS (Panele NZ i ST), SONATA (Panele NZ i ST)

• Joanna Łyczek, tel. 12 663 38 39, joanna.buda@uj.edu.pl

PRELUDIUM (panele NZ i HS) oraz Diamentow Grant

• Katarzyna Pilipowicz, tel. 12 663 30 05, katarzyna.pilipowicz@uj.edu.pl

ETIUDA, PRELUDIUM 9-13 (panel ST, W. Chemii oraz JCET), NPRH (moduł Uniwersalia i moduł Umiędzynarodowienie)

• Marek Plewa, tel. 12 663 30 03, marek.plewa@uj.edu.pl

PRELUDIUM 9-13 (panel ST, WMiI, FAIS, WGiG, MCB), Iuventus Plus, NPRH

• Aleksandra Ryś, tel. 12 663 30 02, aleksandra.rys@uj.edu.pl

projekty MNiSW: międzynarodowe współfinansowane, IDEAS+, FUGA

• Iwona Brzozowska, tel. 12 663 30 00, iwona.brzozowska@uj.edu.pl

HARMONIA

• Monika Prus, tel. 12 663 30 08, monika.prus@uj.edu.pl

BEETHOVEN 1-2, QUANT-ERA

• Agnieszka Kołodziejska-Skrobek, tel. 12 663 30 23, agnieszka.kolodziejska-skrobek@uj.edu.pl

Więcej informacji:

Komunikat Rektora