Zasady określające tryb udzielania pełnomocnictw do kierowania projektem

Zasady określające tryb udzielania pełnomocnictw do kierowania projektem

(Na podstawie § 10 ust.4 - 8 Zarządzenia nr 56 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 11 lipca 2016 roku w sprawie Regulaminu postępowania w zakresie przygotowania i realizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych)

1. Pełnomocnictwo do negocjacji

Zgodnie z treścią § 7 ust. 1 Regulaminu, w przypadku, gdy w ramach konkursu przewidziano etap negocjacji warunków realizacji projektu lub wymagane jest podpisanie umowy konsorcjum albo innej umowy regulującej wzajemne zobowiązania współpracujących stron, a autor projektu otrzymał od instytucji finansującej lub lidera konsorcjum zaproszenie do negocjacji, CAWP przygotowuje w 3 egzemplarzach (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Regulaminu) pełnomocnictwo do negocjacji dla autora projektu. Pełnomocnictwo przekazywane jest przez CAWP do podpisu Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych, autorowi projektu. Pełnomocnictwo rejestrowane jest w Dziale Organizacji. Autor projektu zachowuje 1 egzemplarz pełnomocnictwa; drugi przekazuje się do instytucji finansującej lub konsorcjanta, a trzeci – za pośrednictwem CAWP – do Działu Organizacji.

2. Pełnomocnictwo dla kierownika projektu – pracownika UJ

Zgodnie z treścią § 10 ust. 3 Regulaminu, podstawą dla udzielenia kierownikowi projektu pełnomocnictwa do kierowania projektem jest uprzednie wskazanie jego osoby przez kierownika właściwej jednostki UJ odpowiedzialnej za realizację projektu (tj. dziekana, kierownika jednostki poza/ponad/międzywydziałowej lub ogólnouczelnianej). Kierownik jednostki UJ wyraża swoją akceptację za pomocą formularza wyboru kierownika projektu (wzór formularza stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu); dokument w oryginale przekazywany jest przez kierownika projektu do CAWP.

CAWP przygotowuje pełnomocnictwo w 3 egzemplarzach, a następnie przekazuje je do podpisu Reprezentantowi UJ ds. funduszy zewnętrznych, a następnie – kierownikowi projektu i kierownikowi jednostki UJ. Pełnomocnictwo rejestrowane jest w Dziale Organizacji. Kierownik projektu zachowuje 1 egzemplarz pełnomocnictwa, drugi przekazuje się do CAWP, a trzeci – za pośrednictwem CAWP - do Działu Organizacji (§ 10 ust. 4 Regulaminu).

Kierownik projektu będący pracownikiem UJ, może udzielać pełnomocnictw dalszych innym osobom.

3. Pełnomocnictwo dla kierownika projektu – niebędącego pracownikiem UJ

Zgodnie z treścią § 10 ust. 5 Regulaminu, kierownik projektu niebędący pracownikiem UJ działa na podstawie umowy zawartej z Uniwersytetem Jagiellońskim (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Regulaminu). Umowa podpisywana jest przez kierownika projektu i kierownika jednostki UJ odpowiedzialnej za realizację projektu, a następnie Kwestora UJ i Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych. Kierownik projektu zachowuje 1 egzemplarz umowy; pozostałe dwa przekazuje się do CAWP.

Po podpisaniu umowy, CAWP przygotowuje pełnomocnictwo w 3 egzemplarzach na takich samych zasadach jak w przypadku kierownika będącego pracownikiem UJ (§ 10 ust. 5 Regulaminu).

Kierownik projektu niebędący pracownikiem UJ nie jest uprawniony do udzielania pełnomocnictw dalszych innym osobom.

4. Pełnomocnictwo dalsze

Zgodnie z treścią § 10 ust. 6 Regulaminu, Pełnomocnictwo dla kierownika projektu będącego pracownikiem UJ upoważnia do udzielenia pełnomocnictwa dalszego innej osobie. W przypadku braku możliwości czasowego wykonywania przez kierownika projektu obowiązków związanych z realizacją projektu (np. wyjazd służbowy bądź prywatny), kierownik projektu udziela innej osobie pełnomocnictwa dalszego do zastępowania go we wskazanym zakresie i w określonym terminie. CAWP przygotowuje pełnomocnictwo w 4 egzemplarzach (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Regulaminu), a następnie przekazuje je do podpisu kierownikowi projektu, osobie przyjmującą pełnomocnictwo oraz kierownikowi jednostki UJ odpowiedzialnej za realizację projektu. Kierownik projektu i osoba go zastępująca zachowują po 1 egzemplarzu pełnomocnictwa; drugi egzemplarz przekazuje się do CAWP, a trzeci – za pośrednictwem CAWP – do Działu Organizacji.

W przypadku, gdy czasowy brak możliwości wykonywania obowiązków w projekcie dotyczy kierownika niebędącego pracownikiem UJ, wówczas kierownik jednostki UJ wskazuje inną osobę, która czasowo wykonywać będzie obowiązki związane z realizacją projektu. CAWP przygotowuje w takim wypadku w 3 egzemplarzach pełnomocnictwo na czas określony dla osoby wskazanej przez kierownika jednostki UJ (§ 10 ust. 7 Regulaminu) na zasadach właściwych dla pełnomocnictwa dla kierownika projektu.

5. Ważne przypadki losowe

Zgodnie, z treścią § 10 ust. 8 Regulaminu, w ważnych przypadkach losowych (np. choroba kierownika projektu, nagły, nieprzewidziany wyjazd prywatny, bądź służbowy, zdarzenie o charakterze siły wyższej uniemożliwiające kierownikowi projektu podjęcie czynności związanych z kierowaniem projektem) w których kierownik projektu nie może osobiście udzielić pełnomocnictwa dalszego, a także w przypadku rozwiązania umowy o pracę z kierownikiem projektu lub odwołania pełnomocnictwa, za realizację projektu odpowiada kierownik jednostki UJ odpowiedzialnej za realizację projektu. W takiej sytuacji, Kierownik jednostki UJ, jako osoba odpowiedzialna za realizację projektu może podjąć decyzję o wyborze nowego kierownika projektu. Z powyższego wynika również, że kierownik jednostki UJ może także czasowo kierować projektem samodzielnie (z uwzględnieniem wynikającego z treści pełnomocnictw dla kierowników jednostek UJ obowiązku uzyskania kontrasygnaty Kwestora UJ przy zaciąganiu zobowiązań finansowych i dysponowaniu środkami finansowymi) - do momentu ustania okoliczności uniemożliwiających kierownikowi projektu wykonywanie obowiązków. Przy wszelkich dyspozycjach kierownika jednostki UJ związanych z realizacją projektu, wymagana jest kontrasygnata Reprezentanta UJ ds. funduszy zewnętrznych.

6. Pełnomocnictwa dla kierownika projektu, będącego jednocześnie kierownikiem jednostki UJ

W sytuacji, gdy kierownikiem projektu zostaje kierownik jednostki UJ, bezprzedmiotową pozostaje konieczność uzyskania, obok kontrasygnaty finansowej Kwestora UJ, dodatkowej zgody przy dyspozycjach związanych z realizacją projektu.

Dodatkowo, bezprzedmiotowa pozostaje także w takim wypadku konieczność uzyskania na pełnomocnictwie oraz pełnomocnictwie dalszym dodatkowego podpisu osoby przyjmującej do wiadomości fakt udzielenia takich pełnomocnictw.

Aktualnie trwają prace nad nowelizacją Zarządzenia nr 56, na podstawie której zostaną wprowadzony nowe, dodatkowe wzory pełnomocnictwa dla kierownika projektu będącego kierownikiem jednostki UJ oraz pełnomocnictwa dalszego, którego taki kierownik udziela.