W związku ze zbliżającym się okresem zakończenia realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w ramach perspektywy finansowej 2007-2013, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju jako Instytucja Pośrednicząca przypomina o obowiązkach wynikających z podpisanych umów o dofinansowanie oraz wytycznych programu POKL
Szanowni Państwo,
W związku ze zbliżającym się okresem zakończenia realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w ramach perspektywy finansowej 2007-2013, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju jako Instytucja Pośrednicząca przypomina o następujących obowiązkach wynikających z podpisanych umów o dofinansowanie oraz wytycznych programu POKL:
1. Przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych.
Wszyscy Beneficjenci są zobowiązani do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym danych osobowych uczestników projektów do 31 grudnia 2020 r.
Dane osobowe uczestników projektów, przetwarzane w wersji papierowej, powinny być archiwizowane razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą projektu. Formularz PEFS, aktualny w momencie zamykania projektu, powinien zostać zarchiwizowany w wersji elektronicznej.
Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia. W związku z powyższym, co najmniej jeden z pracowników Beneficjenta, odpowiedzialny za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją papierową i elektroniczną, powinien posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ważne do dnia 31 grudnia 2020 r. (wzór upoważnienia znajduje się poniżej).
Instytucja Zarządzająca POKL (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju) zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu. Po otrzymaniu pisemnej informacji o zmianie terminu przechowywania dokumentacji należy odpowiednio zmienić termin ważności upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Powyższe uregulowania dotyczą wszystkich projektów współfinansowanych ze środków POKL, również tych których realizacja już się zakończyła.
2. Kwalifikowalność wydatków w ramach POKL.
Zgodnie z art. 56 ust 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ostateczny termin kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych w okresie programowania 2007-2013 to 31 grudnia 2015 r. Nie ma zatem możliwości kwalifikowania jakiegokolwiek wydatku poniesionego w 2016 r., nawet jeśli dotyczył będzie 2015 r. W tej sytuacji niekwalifikowalne będzie np. dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługujące za 2015 r. (tzw. „13 pensja"), a wypłacane w I kwartale 2016 r. lub zapłata za zakup towarów i usług dokonanych w roku 2015, których termin zapłaty przypada w roku 2016. Prosimy o dokonanie płatności najpóźniej do 31 grudnia br.
3. Składanie wniosków o płatność.
Ostatni wniosek o płatność końcową powinien być sporządzony i złożony do Narodowego Centrum Badań i Rozwoju najpóźniej do 30 stycznia 2016 r.
Złożenie wniosku o płatność końcową po tym terminie, może skutkować uznaniem za niekwalifikowalne wydatków w nim ujętych i nie będzie możliwości ich zrefundowania. Dodatkowo NCBiR zwraca się z prośbą o jak najszybsze składanie końcowych wniosków o płatność.
Bardzo prosimy o zastosowanie się do wytycznych NCBiR.
W przypadku pytań, jesteśmy do Państwa dyspozycji.